Politique de confidentialité

Les présentes conditions régissent les réservations et achats de prestations de voyage et d’itinéraires proposés par Voyages Authentiques Japon, exploité par KAKEHASHI LLC.

Français — Conditions Générales de Vente

Dernière mise à jour : 19 octobre 2026

I. PRÉAMBULE

La société KAKEHASHI LLC / KAKEHASHI合同会社, qui exploite le site Voyages Authentiques Japon (ci-après « l’Agence »), attache une importance particulière à la protection de vos données personnelles et au respect de votre vie privée.

La présente politique explique quelles données personnelles peuvent être collectées, pourquoi elles sont utilisées, avec qui elles peuvent être partagées et quels sont vos droits.

L’Agence s’engage à respecter les principes suivants :

  • Collecter les données uniquement pour des finalités déterminées et légitimes.
  • Limiter la collecte aux données nécessaires aux services proposés.
  • Ne traiter les données que sur une base juridique appropriée, notamment l’exécution d’un contrat, le respect d’une obligation légale, votre consentement ou, lorsque cela est applicable, l’intérêt légitime de l’Agence.
  • Conserver les données pendant une durée proportionnée aux finalités du traitement et aux obligations légales applicables.
  • Prendre des mesures raisonnables pour protéger les données personnelles.
  • Informer les personnes concernées de manière claire sur l’utilisation de leurs données.
  • Respecter les droits des personnes concernées conformément à la réglementation applicable.

Cette politique concerne les données collectées dans le cadre de la navigation sur le site, des demandes de renseignements, des demandes de devis, des réservations et de l’organisation des voyages proposés par Voyages Authentiques Japon.

Responsable du traitement

Société : KAKEHASHI LLC / KAKEHASHI合同会社

Adresse de la société :
T165-0035 TOKYO-TO NAKANO-KU
SHIRASAGI 2-13-3-104
165-0035 東京都中野区白鷺2丁目13番3-104号

Agence : L'AGENCE VOYAGES AUTHENTIQUES JAPON

Adresse de l’agence :
T114-0023 TOKYO-TO KITA-KU
TAKINOGAWA 7-7-1-601
114-0023 東京都北区滝野川7-7-1-601号

E-mail : contact@kakehashi.agency
Téléphone de la société : +81 3-6822-8599
Téléphone de l’agence : +81 (0) 80 1321 5934

L’Agence peut modifier la présente politique afin de refléter l’évolution de ses activités, de ses services ou de la réglementation applicable. La date de mise à jour figurant en haut de cette page indique la dernière révision.

II. UTILISATION DE VOS DONNÉES PERSONNELLES

1. Données que vous nous communiquez

Lorsque vous contactez l’Agence, demandez un devis, réservez un voyage ou échangez avec nous par e-mail, téléphone ou formulaire en ligne, les données suivantes peuvent être collectées, selon les besoins de votre demande :

Données d’identification et de contact

  • Nom et prénom ;
  • Adresse e-mail ;
  • Numéro de téléphone ;
  • Adresse postale, si nécessaire ;
  • Toute autre information que vous choisissez de communiquer.

Données relatives au voyage

  • Destination et dates du voyage ;
  • Nombre de voyageurs ;
  • Préférences et demandes particulières ;
  • Informations nécessaires à l’organisation des prestations réservées ;
  • Historique des échanges, réservations et demandes de service après-vente.

Données relatives aux autres voyageurs

Lorsque vous effectuez une réservation pour plusieurs personnes, vous pouvez être amené à nous transmettre certaines informations concernant les autres participants, notamment leurs noms et les informations nécessaires à l’organisation du voyage. Vous devez vous assurer que vous êtes autorisé à nous communiquer ces informations.

Données nécessaires à certaines prestations

Selon les prestations réservées, certaines informations complémentaires peuvent être nécessaires, par exemple des informations figurant sur un document de voyage ou des informations relatives à une allergie, à un handicap ou à un besoin d’assistance particulier.

Les données sensibles, notamment les données de santé, ne doivent être communiquées que lorsqu’elles sont nécessaires à l’organisation du voyage ou à la prise en compte d’un besoin particulier. Elles sont traitées conformément aux règles applicables à ce type de données.

Les informations indispensables à la réservation ou à l’exécution du contrat peuvent être nécessaires pour que l’Agence puisse fournir les prestations demandées. Si vous ne les fournissez pas, certaines prestations pourraient ne pas pouvoir être organisées.

2. Données collectées lors de la navigation sur le site

Lors de votre visite sur le site, certaines données techniques peuvent être collectées automatiquement, selon les fonctionnalités utilisées et vos choix en matière de confidentialité, notamment :

  • Adresse IP ;
  • Type de navigateur et appareil utilisé ;
  • Pages consultées et interactions avec le site ;
  • Données techniques nécessaires au fonctionnement et à la sécurité du site ;
  • Données liées aux cookies ou technologies similaires, lorsqu’elles sont utilisées.

Les cookies et technologies similaires peuvent être utilisés pour assurer le fonctionnement du site, mémoriser certaines préférences, améliorer l’expérience de navigation ou mesurer l’audience, selon les outils effectivement activés.

Lorsque la réglementation l’exige, les cookies non essentiels ne sont déposés qu’après obtention de votre consentement. Vous pouvez également gérer les cookies à partir des paramètres de votre navigateur ou de l’outil de gestion des préférences proposé sur le site, le cas échéant.

3. Finalités du traitement

Vos données personnelles peuvent être utilisées pour :

  • Répondre à vos questions et demandes de renseignements ;
  • Préparer et transmettre des devis ;
  • Gérer les réservations, les paiements et les confirmations ;
  • Organiser les voyages et les prestations réservées ;
  • Transmettre les informations nécessaires aux prestataires concernés ;
  • Vous informer d’une modification, d’une annulation ou d’un événement affectant votre voyage ;
  • Gérer les demandes de remboursement, réclamations et demandes après-vente ;
  • Assurer le suivi de la relation client ;
  • Respecter les obligations légales et comptables applicables ;
  • Protéger le site et prévenir les utilisations frauduleuses ;
  • Envoyer des communications commerciales ou une newsletter lorsque cela est autorisé et, le cas échéant, avec votre consentement.

L’Agence ne doit pas utiliser vos données à des fins incompatibles avec celles pour lesquelles elles ont été collectées, sauf si une base juridique le permet.

III. BASES JURIDIQUES ET DURÉE DE CONSERVATION

1. Bases juridiques

Selon la situation et la réglementation applicable, le traitement de vos données peut reposer sur :

  • L’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles, notamment pour établir un devis et organiser un voyage ;
  • Le respect d’une obligation légale, notamment en matière comptable ou fiscale ;
  • Votre consentement, lorsque celui-ci est requis, par exemple pour certaines communications commerciales ou certains cookies ;
  • L’intérêt légitime de l’Agence, lorsque ce fondement est applicable et que vos droits et libertés ne prévalent pas.

2. Durée de conservation

Vos données sont conservées pendant une durée adaptée à leur finalité, à la relation commerciale et aux obligations légales applicables.

À titre général :

  • Les données liées aux demandes de renseignements sont conservées pendant la durée nécessaire à leur traitement et au suivi de la demande.
  • Les données relatives aux réservations sont conservées pendant la durée nécessaire à l’organisation et au suivi du voyage.
  • Les données comptables et les documents contractuels peuvent être conservés pendant les durées imposées par la réglementation applicable.
  • Les données utilisées à des fins de prospection sont conservées conformément aux règles applicables et peuvent être supprimées plus tôt en cas d’opposition ou de retrait du consentement, lorsque cela est prévu.
  • Les données techniques et les données relatives aux cookies sont conservées selon la durée nécessaire à leur finalité et les paramètres des outils utilisés.

À l’issue de la période applicable, les données sont supprimées, anonymisées ou archivées lorsque leur conservation reste légalement nécessaire.

IV. PARTAGE ET TRANSFERT DES DONNÉES

1. Destinataires des données

L’Agence limite l’accès aux données personnelles aux personnes et prestataires qui en ont besoin pour les finalités décrites dans cette politique.

Selon les prestations réservées, certaines données peuvent être communiquées à :

  • Hébergements, hôtels, ryokan et autres établissements d’accueil ;
  • Transporteurs et prestataires de mobilité ;
  • Guides, accompagnateurs et organisateurs d’activités ;
  • Agences locales et partenaires intervenant dans l’organisation du voyage ;
  • Prestataires de paiement ;
  • Prestataires techniques nécessaires au fonctionnement du site, à l’hébergement, à la communication ou à la gestion des réservations ;
  • Conseillers professionnels ou autorités compétentes lorsque cela est nécessaire ou légalement requis.

Les données transmises sont limitées à ce qui est nécessaire à la prestation concernée. Les prestataires concernés peuvent appliquer leurs propres politiques de confidentialité pour les traitements dont ils sont responsables.

2. Transferts internationaux

L’organisation de voyages au Japon peut nécessiter le transfert de certaines données vers le Japon ou vers d’autres pays dans lesquels les prestataires concernés interviennent.

Lorsque la réglementation applicable impose des garanties particulières pour un transfert international, l’Agence s’efforce de mettre en place les garanties requises. Les données ne doivent être transférées que dans la mesure nécessaire à la finalité concernée et conformément aux règles applicables.

V. SÉCURITÉ DES DONNÉES

L’Agence prend des mesures techniques et organisationnelles raisonnables pour protéger les données personnelles contre la perte, l’accès non autorisé, la divulgation, l’altération ou la destruction.

L’accès aux données est limité aux personnes qui en ont besoin pour leurs missions. Les mesures de sécurité sont adaptées à la nature des données traitées et aux risques identifiés.

Toutefois, aucun système de transmission ou de stockage électronique ne peut garantir une sécurité absolue.

VI. VOS DROITS

Sous réserve des conditions et limites prévues par la réglementation applicable, vous pouvez disposer des droits suivants :

  • Droit d’accès : obtenir des informations sur les données personnelles détenues à votre sujet.
  • Droit de rectification : demander la correction de données inexactes ou incomplètes.
  • Droit à l’effacement : demander la suppression de vos données lorsque les conditions légales sont réunies.
  • Droit à la limitation : demander, dans certains cas, la limitation du traitement de vos données.
  • Droit d’opposition : vous opposer à certains traitements, notamment à la prospection commerciale.
  • Droit à la portabilité : lorsque ce droit s’applique, recevoir les données que vous avez fournies dans un format structuré et couramment utilisé.
  • Droit de retirer votre consentement : lorsque le traitement repose sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment, sans remettre en cause la licéité du traitement effectué avant ce retrait.
  • Droit de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès, lorsque la réglementation applicable le prévoit.

Pour exercer vos droits ou poser une question concernant vos données personnelles, vous pouvez contacter l’Agence :

Par e-mail : contact@kakehashi.agency
Par courrier : à l’adresse de la société indiquée dans la section I de la présente politique.

Afin de protéger vos données, l’Agence peut vous demander des informations raisonnables permettant de vérifier votre identité. Une copie d’un document d’identité ne sera demandée que si cela est nécessaire et approprié au regard de la réglementation applicable.

Si vous estimez que le traitement de vos données ne respecte pas la réglementation applicable, vous pouvez également introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente, selon votre pays de résidence et les règles applicables.

VII. COMMUNICATIONS COMMERCIALES

L’Agence peut vous envoyer des messages nécessaires au traitement de votre demande ou à l’exécution de votre réservation.

Les communications commerciales et newsletters sont envoyées conformément à la réglementation applicable. Lorsque votre consentement est nécessaire, elles ne sont envoyées qu’après obtention de celui-ci. Vous pouvez vous désinscrire à tout moment au moyen du lien prévu dans le message ou en contactant l’Agence.

La désinscription des communications commerciales n’affecte pas les messages indispensables à la gestion d’une réservation en cours.

VIII. LIENS VERS DES SITES TIERS

Le site peut contenir des liens vers des sites ou services exploités par des tiers. L’Agence n’est pas responsable des pratiques de confidentialité de ces tiers. Nous vous invitons à consulter leurs politiques de confidentialité avant de leur transmettre des données personnelles.

IX. MODIFICATIONS DE LA PRÉSENTE POLITIQUE

L’Agence peut mettre à jour cette politique pour refléter les évolutions de ses services, de ses pratiques ou de la réglementation applicable. La version publiée sur le site indique la date de sa dernière mise à jour.

X. CONTACT

Pour toute question relative à cette politique ou au traitement de vos données personnelles, vous pouvez contacter :

KAKEHASHI LLC / KAKEHASHI合同会社
T165-0035 TOKYO-TO NAKANO-KU
SHIRASAGI 2-13-3-104
165-0035 東京都中野区白鷺2丁目13番3-104号

L'AGENCE VOYAGES AUTHENTIQUES JAPON
T114-0023 TOKYO-TO KITA-KU
TAKINOGAWA 7-7-1-601
114-0023 東京都北区滝野川7-7-1-601号

E-mail : contact@kakehashi.agency
Téléphone de la société : +81 3-6822-8599
Téléphone de l’agence : +81 (0) 80 1321 5934

日本語 — 個人情報保護方針

最終更新日：2026年10月19日

I. はじめに

KAKEHASHI LLC / KAKEHASHI合同会社（以下「当社」といいます）は、「Voyages Authentiques Japon」のウェブサイトを運営しており、お客様のプライバシーおよび個人情報の保護を重要な責務と考えています。

本プライバシーポリシーでは、当社が取得する可能性のある個人情報、その利用目的、第三者への提供、ならびにお客様の権利について説明します。

当社は、以下の原則に基づき個人情報を取り扱います。

  • 明確かつ正当な目的のために必要な個人情報のみを取得します。
  • 提供するサービスに必要な範囲で個人情報を取得します。
  • 契約の履行、法令上の義務、本人の同意、または適用される場合の正当な利益など、適切な法的根拠に基づいて個人情報を取り扱います。
  • 利用目的および適用される法令を踏まえ、必要な期間に限り個人情報を保管します。
  • 個人情報を保護するため、合理的な安全管理措置を講じます。
  • 個人情報の利用について、明確で分かりやすい情報を提供します。
  • 適用される法令に基づき、本人の権利を尊重します。

本ポリシーは、ウェブサイトの閲覧、お問い合わせ、見積もり依頼、旅行予約、および「Voyages Authentiques Japon」が提供する旅行サービスの手配に関連して取得する個人情報に適用されます。

個人情報取扱事業者

会社名： KAKEHASHI LLC / KAKEHASHI合同会社

会社所在地：
T165-0035 TOKYO-TO NAKANO-KU
SHIRASAGI 2-13-3-104
165-0035 東京都中野区白鷺2丁目13番3-104号

旅行事業所名： L'AGENCE VOYAGES AUTHENTIQUES JAPON

事業所所在地：
T114-0023 TOKYO-TO KITA-KU
TAKINOGAWA 7-7-1-601
114-0023 東京都北区滝野川7-7-1-601号

メールアドレス： contact@kakehashi.agency
会社電話番号： +81 3-6822-8599
事業所電話番号： +81 (0) 80 1321 5934

当社は、サービス内容、運用方法、または適用される法令の変更に応じて、本ポリシーを改定することがあります。本ページ上部の日付は、最終更新日を示します。

II. 個人情報の利用について

1. お客様から提供される情報

お客様が当社にお問い合わせをする場合、見積もりを依頼する場合、旅行を予約する場合、またはメール、電話、オンラインフォームなどを通じて連絡する場合、内容に応じて以下の情報を取得することがあります。

本人確認および連絡先情報

  • 氏名
  • メールアドレス
  • 電話番号
  • 必要に応じた住所
  • お客様が任意に提供するその他の情報

旅行・予約に関する情報

  • 旅行先および旅行日程
  • 旅行参加者の人数
  • ご希望や特別なご要望
  • 予約したサービスの手配に必要な情報
  • お問い合わせ、予約履歴、アフターサービスに関する記録

他の旅行参加者に関する情報

複数名で旅行を予約する場合、お客様から他の参加者の氏名や旅行の手配に必要な情報をご提供いただくことがあります。他の方の情報を当社に提供する際は、必要な権限があることをご確認ください。

特定のサービスに必要な情報

予約するサービスによっては、渡航書類に記載された情報、アレルギー、障害、または特別なサポートに関する情報などが必要となる場合があります。

健康情報などの要配慮情報は、旅行の手配や特別な配慮のために必要な場合に限ってご提供ください。これらの情報は、適用される法令に従って取り扱います。

予約や契約の履行に必要な情報をご提供いただけない場合、ご希望のサービスの一部を手配できないことがあります。

2. ウェブサイトの閲覧時に取得される情報

ウェブサイトの利用時には、使用されている機能やお客様のプライバシー設定に応じて、以下の技術情報が自動的に取得されることがあります。

  • IPアドレス
  • ブラウザの種類および端末情報
  • 閲覧したページやウェブサイト上での操作情報
  • サイトの運営および安全性の確保に必要な技術情報
  • 使用されている場合のCookieその他の類似技術に関する情報

Cookieその他の類似技術は、サイトの運営、設定の保存、閲覧体験の改善、アクセス状況の分析などの目的で使用されることがあります。ただし、実際に有効化されている機能に応じます。

法令上必要な場合、必須ではないCookieはお客様の同意を得た後に使用します。お客様は、ブラウザの設定、またはサイト上で利用可能な場合にはCookie設定管理ツールを通じて、Cookieを管理することができます。

3. 個人情報の利用目的

当社は、以下の目的で個人情報を利用することがあります。

  • お問い合わせやご質問への回答
  • 見積もりの作成および送付
  • 旅行予約、支払い、予約確認の管理
  • 旅行および予約サービスの手配
  • 関係するサービス提供者への必要情報の提供
  • 旅行日程の変更、キャンセル、その他旅行に影響する事項の連絡
  • 返金、苦情、アフターサービスへの対応
  • お客様との取引および連絡の管理
  • 適用される法令、会計・税務上の義務への対応
  • ウェブサイトの安全確保および不正利用の防止
  • 法令で認められる場合の広告・マーケティング情報やニュースレターの送信

当社は、適切な法的根拠がある場合を除き、取得時の利用目的と矛盾する目的で個人情報を利用しません。

III. 利用の法的根拠および保管期間

1. 利用の法的根拠

状況および適用される法令に応じて、個人情報の取り扱いは以下の根拠に基づきます。

  • 契約の履行または契約締結前の対応： 見積もりの作成や旅行の手配など
  • 法令上の義務： 会計・税務上の義務など
  • お客様の同意： 一部のマーケティング情報やCookieなど、同意が必要な場合
  • 当社の正当な利益： 適用される場合で、お客様の権利および自由を不当に侵害しない場合

2. 個人情報の保管期間

個人情報は、利用目的、取引関係、および適用される法令上の義務に応じた期間保管します。

一般的には、以下のとおりです。

  • お問い合わせに関する情報は、対応および必要なフォローアップに必要な期間保管します。
  • 予約に関する情報は、旅行の手配および管理に必要な期間保管します。
  • 会計記録および契約関連書類は、適用される法令で定められた期間保管する場合があります。
  • マーケティング目的の情報は、適用される規則に従って保管し、該当する場合は異議申立てや同意の撤回に応じて削除することがあります。
  • 技術情報およびCookie関連情報は、その利用目的と使用するツールの設定に応じて保管します。

保管期間の終了後、法令上保管を継続する必要がある場合を除き、情報を削除、匿名化、または適切に保管します。

IV. 個人情報の共有および国外移転

1. 個人情報の提供先

当社は、本ポリシーに記載する目的のために必要な担当者およびサービス提供者に限り、個人情報へのアクセスを認めます。

予約したサービスに応じて、以下の相手に情報を提供することがあります。

  • ホテル、旅館その他の宿泊施設
  • 航空会社、交通事業者その他の移動サービス提供者
  • ガイド、添乗員、アクティビティの運営事業者
  • 旅行の手配に関わる現地旅行会社および提携事業者
  • 決済サービス提供者
  • ウェブサイトの運営、ホスティング、顧客との連絡、予約管理に必要な技術サービス提供者
  • 必要な場合の専門家または法令上権限を有する機関

提供する情報は、対象となるサービスの実施に必要な範囲に限定します。サービス提供者が自らの責任で個人情報を取り扱う場合、その提供者独自のプライバシーポリシーが適用されることがあります。

2. 国際的なデータ移転

日本国内で旅行を手配するため、個人情報の一部を日本または関係するサービス提供者が活動する他の国に移転する必要が生じることがあります。

適用される法令が国際移転に関する特別な保護措置を要求する場合、当社は必要な措置を講じるよう努めます。個人情報は、関連する目的に必要な範囲で、適用される規則に従って移転します。

V. 個人情報の安全管理

当社は、個人情報の紛失、不正アクセス、漏えい、改ざん、破壊などを防止するため、合理的な技術的・組織的安全管理措置を講じます。

個人情報へのアクセスは、業務上必要な担当者に限定します。安全管理措置は、取り扱う情報の性質および特定されたリスクに応じて実施します。

ただし、電子的な通信や保存の仕組みにおいて、完全な安全性を保証することはできません。

VI. お客様の権利

適用される法令に定められた条件および制限に従い、お客様は以下の権利を有する場合があります。

  • 開示請求権： 当社が保有するご自身の個人情報について確認する権利
  • 訂正請求権： 不正確または不完全な情報の訂正を求める権利
  • 削除請求権： 法令上の条件を満たす場合に情報の削除を求める権利
  • 処理制限の権利： 特定の状況において個人情報の処理制限を求める権利
  • 異議申立ての権利： ダイレクトマーケティングなど、特定の処理に異議を申し立てる権利
  • データポータビリティの権利： 適用される場合に、提供した情報を一般的に利用される形式で受け取る権利
  • 同意撤回の権利： 同意に基づく処理について、撤回前の処理の適法性に影響を与えることなく同意を撤回する権利
  • 死後の個人情報の取り扱いに関する指示を定める権利： 適用される法令で認められる場合

権利の行使または個人情報に関するお問い合わせは、以下までご連絡ください。

メール： contact@kakehashi.agency
郵送先： 本ポリシー第I章に記載された会社所在地

個人情報を保護するため、当社は本人確認に必要な合理的な情報の提供をお願いする場合があります。本人確認書類の写しは、適用される法令に照らして必要かつ適切な場合に限り求めます。

個人情報の取り扱いが適用される法令に違反していると考える場合、お客様は居住国および適用される規則に応じて、管轄する監督機関に申し立てることができます。

VII. マーケティングに関する連絡

当社は、お問い合わせへの回答や予約の管理に必要な連絡をお送りすることがあります。

広告・マーケティング情報およびニュースレターは、適用される法令に従って送信します。同意が必要な場合は、同意を得た後に送信します。配信停止を希望される場合は、メッセージ内の配信停止リンクを利用するか、当社までご連絡ください。

マーケティング情報の配信停止は、進行中の予約の管理に必要な連絡には影響しません。

VIII. 第三者のウェブサイト

当社のウェブサイトには、第三者が運営するウェブサイトやサービスへのリンクが含まれる場合があります。当社は、これらの第三者による個人情報の取り扱いについて責任を負いません。個人情報を提供する前に、それぞれのプライバシーポリシーをご確認ください。

IX. 本ポリシーの変更

当社は、サービス内容、運用方法、または適用される法令の変更に応じて、本ポリシーを更新することがあります。ウェブサイトに掲載されている版には、最終更新日を記載します。

X. お問い合わせ先

本ポリシーまたは個人情報の取り扱いに関するお問い合わせは、以下までご連絡ください。

KAKEHASHI LLC / KAKEHASHI合同会社
T165-0035 TOKYO-TO NAKANO-KU
SHIRASAGI 2-13-3-104
165-0035 東京都中野区白鷺2丁目13番3-104号

L'AGENCE VOYAGES AUTHENTIQUES JAPON
T114-0023 TOKYO-TO KITA-KU
TAKINOGAWA 7-7-1-601
114-0023 東京都北区滝野川7-7-1-601号

メールアドレス： contact@kakehashi.agency
会社電話番号： +81 3-6822-8599
事業所電話番号： +81 (0) 80 1321 5934

English — PRIVACY POLICY
This English translation is provided for reference convenience only. In the event of any discrepancy between the Japanese original and this translation, the Japanese text shall prevail.

PRIVACY POLICY

Last updated: October 19, 2026

I. INTRODUCTION

KAKEHASHI LLC / KAKEHASHI合同会社, operating the website Voyages Authentiques Japon (hereinafter referred to as the “Agency”), values your privacy and the protection of your personal data.

This Privacy Policy explains what personal data may be collected, why it is used, with whom it may be shared, and what rights you may have.

The Agency aims to:

  • Collect personal data only for specific and legitimate purposes.
  • Limit collection to data necessary for the services provided.
  • Process personal data on an appropriate legal basis, such as performing a contract, complying with a legal obligation, obtaining your consent, or pursuing a legitimate interest where applicable.
  • Retain data only for an appropriate period, taking into account the purpose of processing and applicable legal requirements.
  • Take reasonable measures to protect personal data.
  • Provide clear information about how personal data is used.
  • Respect individuals’ rights under applicable data protection laws.

This policy applies to personal data collected through website browsing, enquiries, quotation requests, bookings, and the organization of travel services offered by Voyages Authentiques Japon.

Data controller

Company: KAKEHASHI LLC / KAKEHASHI合同会社

Company address:
T165-0035 TOKYO-TO NAKANO-KU
SHIRASAGI 2-13-3-104
165-0035 東京都中野区白鷺2丁目13番3-104号

Agency: L'AGENCE VOYAGES AUTHENTIQUES JAPON

Agency address:
T114-0023 TOKYO-TO KITA-KU
TAKINOGAWA 7-7-1-601
114-0023 東京都北区滝野川7-7-1-601号

Email: contact@kakehashi.agency
Company telephone: +81 3-6822-8599
Agency telephone: +81 (0) 80 1321 5934

The Agency may update this policy to reflect changes in its services, practices, or applicable regulations. The date at the top of this page indicates the latest revision.

II. HOW WE USE YOUR PERSONAL DATA

1. Data you provide to us

When you contact the Agency, request a quotation, book a trip, or communicate with us by email, telephone, or an online form, we may collect the following information, depending on your request:

Identification and contact details

  • First and last name;
  • Email address;
  • Telephone number;
  • Postal address, where necessary;
  • Other information you choose to provide.

Travel and booking information

  • Destination and travel dates;
  • Number of travellers;
  • Preferences and special requests;
  • Information necessary to organize booked services;
  • Correspondence, booking history, and customer service requests.

Information about other travellers

If you make a booking for several people, you may provide information about other participants, including their names and details necessary to organize the trip. You should ensure that you are authorized to provide this information.

Information required for specific services

Depending on the services booked, additional information may be necessary, such as details from a travel document or information about allergies, disabilities, or specific assistance requirements.

Sensitive information, including health data, should only be provided when necessary to organize the trip or accommodate a specific requirement. Such information must be processed in accordance with the rules applicable to sensitive data.

Information required to make a booking or perform a contract may be necessary for the Agency to provide the requested services. If you do not provide it, some services may not be available.

2. Data collected when you browse the website

When you visit the website, certain technical information may be collected automatically, depending on the features in use and your privacy choices. This may include:

  • IP address;
  • Browser type and device information;
  • Pages visited and interactions with the website;
  • Technical information necessary for website operation and security;
  • Information associated with cookies or similar technologies, where used.

Cookies and similar technologies may be used to operate the website, remember preferences, improve browsing, or measure audience activity, depending on the tools actually enabled.

Where required by law, non-essential cookies are used only after your consent. You may also manage cookies through your browser settings or through a preference management tool available on the website, where applicable.

3. Purposes of processing

Your personal data may be used to:

  • Respond to questions and enquiries;
  • Prepare and send quotations;
  • Manage bookings, payments, and confirmations;
  • Organize trips and booked services;
  • Share necessary information with relevant service providers;
  • Inform you of changes, cancellations, or events affecting your trip;
  • Handle refund requests, complaints, and after-sales enquiries;
  • Manage our customer relationship;
  • Comply with applicable legal and accounting obligations;
  • Protect the website and prevent fraudulent activity;
  • Send marketing communications or newsletters where permitted and, where required, with your consent.

The Agency will not use your personal data for purposes incompatible with those for which it was collected unless permitted by an applicable legal basis.

III. LEGAL BASES AND DATA RETENTION

1. Legal bases

Depending on the circumstances and applicable law, processing may be based on:

  • Contract performance or pre-contractual steps, such as preparing a quotation and organizing a trip;
  • Compliance with legal obligations, including accounting or tax requirements;
  • Your consent, where required, for example for certain marketing communications or cookies;
  • The Agency’s legitimate interests, where applicable and where those interests do not override your rights and freedoms.

2. Data retention

Personal data is retained for a period appropriate to its purpose, the customer relationship, and applicable legal obligations.

In general:

  • Enquiry data is retained for the time necessary to handle and follow up on the enquiry.
  • Booking data is retained for the time necessary to organize and manage the trip.
  • Accounting records and contractual documents may be retained for periods required by applicable law.
  • Marketing data is retained in accordance with applicable rules and may be deleted earlier following an objection or withdrawal of consent, where applicable.
  • Technical and cookie-related data is retained according to its purpose and the settings of the tools used.

At the end of the applicable retention period, data is deleted, anonymized, or archived where continued retention is legally required.

IV. SHARING AND INTERNATIONAL TRANSFERS

1. Recipients of personal data

The Agency limits access to personal data to individuals and service providers who need it for the purposes described in this policy.

Depending on the services booked, information may be shared with:

  • Hotels, ryokan, and other accommodation providers;
  • Airlines, transport operators, and mobility providers;
  • Guides, tour leaders, and activity organizers;
  • Local agencies and travel partners involved in organizing the trip;
  • Payment service providers;
  • Technical providers needed to operate the website, host services, communicate with customers, or manage bookings;
  • Professional advisers or competent authorities where necessary or legally required.

Only information necessary for the relevant service should be shared. Service providers may apply their own privacy policies to processing for which they are responsible.

2. International transfers

Organizing travel in Japan may require certain personal data to be transferred to Japan or to other countries where relevant service providers operate.

Where applicable law requires specific safeguards for international transfers, the Agency seeks to implement the required safeguards. Data should only be transferred to the extent necessary for the relevant purpose and in accordance with applicable rules.

V. DATA SECURITY

The Agency takes reasonable technical and organizational measures to protect personal data against loss, unauthorized access, disclosure, alteration, or destruction.

Access to personal data is limited to those who need it for their duties. Security measures are adapted to the nature of the data and the risks identified.

However, no electronic transmission or storage system can guarantee absolute security.

VI. YOUR RIGHTS

Subject to the conditions and limitations of applicable law, you may have the following rights:

  • Right of access: request information about the personal data held about you.
  • Right to rectification: request correction of inaccurate or incomplete data.
  • Right to erasure: request deletion of your data where legal conditions are met.
  • Right to restriction: request restriction of processing in certain circumstances.
  • Right to object: object to certain processing, including direct marketing.
  • Right to data portability: where applicable, receive data you provided in a structured, commonly used format.
  • Right to withdraw consent: where processing is based on consent, withdraw it at any time without affecting the lawfulness of processing carried out before withdrawal.
  • Right to provide instructions regarding your data after death, where provided for by applicable law.

To exercise your rights or ask questions about your personal data, contact the Agency:

Email: contact@kakehashi.agency
Postal address: the company address stated in Section I of this policy.

To protect your data, the Agency may request reasonable information to verify your identity. A copy of an identity document will only be requested where necessary and appropriate under applicable law.

If you believe that your personal data has been processed in violation of applicable data protection laws, you may lodge a complaint with the competent supervisory authority, depending on your country of residence and the applicable rules.

VII. MARKETING COMMUNICATIONS

The Agency may send communications necessary to respond to your enquiry or manage your booking.

Marketing communications and newsletters are sent in accordance with applicable law. Where consent is required, they will only be sent after that consent has been obtained. You may unsubscribe at any time using the link provided in the message or by contacting the Agency.

Unsubscribing from marketing communications does not affect messages necessary to manage an existing booking.

VIII. THIRD-PARTY WEBSITES

The website may contain links to websites or services operated by third parties. The Agency is not responsible for the privacy practices of those third parties. We encourage you to read their privacy policies before providing them with personal data.

IX. CHANGES TO THIS POLICY

The Agency may update this policy to reflect changes in its services, practices, or applicable regulations. The version published on the website indicates the date of the latest update.

X. CONTACT

For questions about this policy or the processing of your personal data, please contact:

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T165-0035 TOKYO-TO NAKANO-KU
SHIRASAGI 2-13-3-104
165-0035 東京都中野区白鷺2丁目13番3-104号

L'AGENCE VOYAGES AUTHENTIQUES JAPON
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